Vergadertoerisme
Ik ben onderweg naar een vergadering en loop een collega tegen het lijf.
“He’, ben je druk?”
“Ja, ik heb nu een bespreking over de inpassing van duurzaamheid in onze projecten.”
“Oh, das interessant, ik haak even aan!”
Dit is niet verzonnen. Dit is me echt overkomen. Dat was het moment dat ik besefte dat er blijkbaar mensen zijn die op bezoek komen in vergaderingen. Vergadertoeristen. Je herkent ze in eerste instantie niet. Ze zijn niet herkenbaar aan een grote camera of I-Pad, een tasje bloembollen of een T-shirt van een of andere coffeeshop uit Amsterdam.
Nee, het lijken gewone collega’s, die je ook bij de koffiemachine tegenkomt. Alsof ze ook zijn uitgenodigd voor een bespreking over het een of ander. Totdat je gaat opletten en beseft hoe weinig sommige mensen inbrengen. Of eigenlijk geen vragen stellen en alleen maar onderwerpen aansnijd die niets met het onderwerp te maken hebben. Dan begin je je af te vragen, wat die persoon hier eigenlijk doet.
Nu is mijn voorbeeld in het begin van deze blog wel heel bijzonder. Zo evident is het niet altijd. Vergadertoerisme heeft ook andere verschijningsvormen. Soms zijn het mensen die ooit eens bij een periodieke bespreking aanwezig waren om iets toe te lichten en dan in de genodigdenlijst blijven staan. Ik word zelf ook nog regelmatig uitgenodigd voor allerlei sessies, omdat ik iemand als interim verving, of omdat ik een keer een sessie georganiseerd heb. Meestal ben ik me daar bewust van en stel ik de vraag aan de organisator waarom ik er bij moet zijn. Maar soms tuin ik er zelf ook in. Het grappige is dat dan niemand aan mij vraagt wat ik kom doen!
Ook bestaat er een vorm die ontstaat door een gevoel van betrokken willen zijn. Omdat mensen merken dat ze niet vanzelfsprekend aangehaakt worden, zorgen ze er voor dat ze bij iedere bespreking aanwezig zijn. “Want dan blijven ze op de hoogte”. Ook al gaat het grootste deel van de vergadering over zaken we ze niets mee van doen hebben. Dat lijkt zonde van de tijd, maar als het voor hen de enige manier is om input te leveren of informatie op te halen, is het toch voor hen effectief.
Maar het kan effectiever. Eigenlijk moet je je altijd afvragen: Wanneer kom je wat halen en brengen? En is dan een hele vergadering noodzakelijk, of kan je ook aanschuiven als agendalid? Of is het misschien slimmer om bepaalde zaken even één op één af te stemmen en later het verslag te lezen? Of meer van dit soort alternatieven die al lang bij jou bekend zijn. Het begint echter met het herkennen van de toerist. Zoals de zakkenroller in Amsterdam ook de toerist er uit pikt. Neem in het volgende overleg dat je organiseert of bijwoont eens de tijd om de groep te observeren en probeer de toerist er uit te pikken. Probeer onderscheid te maken tussen mensen die gewoon stil zijn en toeristen die er zijn om de bezienswaardigheden te bekijken. Hang ze een denkbeeldige camera om en ga na de bespreking het gesprek met hen aan. Want het is voor de energie en impact van een bijeenkomst niet bevorderlijk als mensen alleen als toehoorder in de groep zitten. Of juist te pas en te onpas randzaken inbrengen, die eigenlijk op een ander moment besproken moeten worden.
Toerisme is vooral leuk voor toeristen, vaak niet voor de mensen die wonen op de plek die bezocht wordt. Misschien goed om dat in je achterhoofd te houden als je zelf op excursie gaat in je organisatie.
