Een andere Zwarte Pieten discussie

Een week voor oplevering. De opdrachtgever, de adviseurs, de aannemer en een aantal onder- en nevenaannemers zitten aan tafel in de bouwvergadering. Buiten is men de gevel nog aan het sluiten, er worden plafondplaten naar binnen gebracht en de schilder staat in het stof de kozijnen te schilderen. De spanning in de bouwkeet is voelbaar, er wordt geforceerd gesproken over het weer en de voetbalwedstrijd van het weekend. De koffie is ingeschonken en de vergadering wordt geopend. Na enkele korte agendapunten komt het gesprek op de oplevering.De opdrachtgever vraagt of de oplevering volgens planning zal plaatsvinden. Het blijft stil. Iedereen weet dat de opleverdatum niet gehaald wordt, maar niemand zegt iets. Ook de opdrachtgever benoemt het zeer zichtbare probleem niet. Het grote zwarte pieten spel is begonnen.

Niet te ontrafelen kluwen

Iedere projectpartner voelt zich in een positie vastzitten, die in de loop der tijd langzaam is ontstaan. Kleine onvolkomenheden in het contract, verstoringen in de planning, onafgemaakte discussies en onbesproken tekortkomingen in de kwaliteit zijn uitgegroeid tot een kluwen van verantwoordelijkheden en onderlinge relaties, die vlak voor de oplevering niet meer te ontrafelen is.

De houding van partijen in deze vergadering reflecteert de houding van dezelfde partijen tijdens het bouwproces. Niets zeggen, anders krijg je de schuld. Ook op het moment dat er geen andere weg meer is, wordt gewacht tot iemand anders het probleem op tafel legt. En met een heilig geloof, dat alleen door kinderen wordt geëvenaard, wordt aangenomen dat deze partij dan de roe ontvangt.

Zodra het probleem benoemd is, graaft men zich juridisch in door de schuldvraag bij een ander te leggen. Terwijl de partijen eigenlijk niets liever willen dan het project op een goede manier afronden. Afhankelijk van de positie van de partijen worden verschillende zwarte pieten ingezet: de Smoes Piet, de Smeerstroopomdebek Piet, de Afschuif Piet, de Gebrekaaninformatie Piet, de Meerwerk Piet en de Onwerkbaarweer Piet. Het zijn echter allemaal “Ik was het niet” Pieten.

Doel bereiken

Een voorbeeld zien we in een design & build contract van een groot infrastructureel project. De aanbieder ontdekt kort na gunning dat er een grote fout zit in de aannames  in het ontwerpvoorstel in de aanbieding. De aannemer meldt dit probleem bij de opdrachtgever, maar deze hoort het alleen aan en legt het direct terug bij de aannemer. De aannemer keert met hangende pootjes terug naar zijn kantoor en worstelt verder. Na een half jaar komt de aannemer terug bij de opdrachtgever. Het probleem is technisch niet oplosbaar zonder opdrachtwijziging.

Het resultaat is dat er alsnog discussie is over geld, de planning uitloopt en er nog steeds geen oplossing voor het probleem is. Hoe anders was het proces verlopen als de opdrachtgever direct na de melding van de aannemer samen met hem aan tafel was gaan zitten om over een gezamenlijke oplossing na te denken? Of als de aannemer  zich niet zo makkelijk had laten wegsturen

De  kleine problemen niet in de kiem  bespreken, leidt tot een situatie waar je als projectpartners allemaal hinder van hebt en die vaak veel geld kost. Je kunt je als opdrachtgever afzijdig houden, je beroepen op het contract en de boeteclausule in werking laten treden, maar het project is niet klaar!.
En zolang het innen van de boete niet benoemd was als projectresultaat, kun je je als opdrachtgever afvragen of je het doel bereikt hebt.

Durf de zwarte piet te zijn

Er is een zeer effectieve manier om dit soort situaties te voorkomen. Durf net als Zwarte Piet vragen te stellen, te zeggen wat je denkt en wilt, verrast te zijn en anderen te verrassen. Presenteer net als Wegwijs Piet en Pakjes Piet je specifieke kennis en vaardigheden en zet deze ook in om het werk van anderen te vereenvoudigen.

Je kunt de Zwarte Piet niet krijgen als je hem zelf bent.