Een voorbeeld uit de praktijk

Een corporatie wilde een aanbesteding voor het vraaggestuurd muteren van keukens, badkamers en toiletten op de markt zetten. De wens van de corporatie was partijen te vinden, die met hen wilde werken aan de doelstellingen van deze opdrachtgever en die zouden bijdragen aan verbetering van het proces rondom de mutaties in de woningen. De hoofddoelstelling was de verhoging van de huurderstevredenheid op deze dienst.

De medewerkers van deze corporatie hadden eerder slechte ervaringen met bepaalde leveranciers en aannemers gehad. In de eerste gesprekken die ik met de corporatie had over deze wijze van aanbesteden waren zij echter bereid om ook naar zichzelf te kijken en kritisch te zijn op hun eigen rol als opdrachtgever in die samenwerkingen.

Opdrachtgever en co-makers hebben openlijk en zonder terughoudendheid hun kennis op het gebied van uitvoering, proces en kosten onderling uitgewisseld, waardoor in de precontractuele fase een belangrijke optimalisatie plaatsvond. Belangrijke succesfactor hierin was dat het project gezamenlijke doelstellingen kende.

Alle partijen hebben in deze precontractuele fase kunnen aangeven wat voor hen nodig was om deze samenwerking een succes te laten zijn. Het resultaat is dat er een contract ligt dat voor iedereen aanvaardbaar en realistisch is. Dit ging zelfs zo ver dat de co-makers een vergoeding op materialen, die werd aangeboden door de opdrachtgever, weigerden, omdat voor hen het liggende kostenplaatje voldoende dekkend was.

Er ontstond wellicht mede hierdoor een ambitie om op een andere wijze samenwerkingspartners te contracteren. Het  belangrijkste was dat zij als opdrachtgever het lef hebben getoond om een nieuwe ervaring op te doen en het oude denken los te laten.

Gelijkwaardige samenwerking

De sleutel tot een succesvol project is een samenwerking waarin ieder zijn doelstellingen, randvoorwaarden en expertise kan inzetten. Als opdrachtgever en opdrachtnemer moet je dan wel bewust besluiten de vooroordelen terzijde te leggen. Je moet met een schone lei samenwerkingspartners zoeken waarmee een sterke relatie opgebouwd kan worden. De kunst is om deze ervaringen niet als bewijs te omarmen, maar om ze om te buigen naar een positieve ambitie.