Verrassing!

De meeste mensen zijn gek op verrassingen. Bij een verjaardag, jubileum of andere feestelijke gelegenheid is er niets leukers dan verrast te worden met een cadeau, een act of een mooie speech. Tegengesteld is het gevoel bij verrassingen in projecten. Dan is de natuurlijke reactie somber, verontwaardigd, verbaasd en zorgelijk.Wie met projecten te maken heeft of de krant leest, ziet dat projecten met regelmaat voor verrassingen zorgen. Budgetoverschrijdingen, tegenvallende inkoopresultaten, vertraging, kwaliteitsproblemen en conflicten zijn zaken die in een project kunnen voorkomen, maar vaak erg laat aan het licht komen. Meestal valt er niets meer aan te doen, anders dan de schade te beperken.

Bijzondere omgeving

Projecten zijn bijzondere werkomgevingen. Zij vinden meestal hun oorsprong in een organisatie die een verandering wil, maar waarvoor in de staande organisatie geen competenties aanwezig zijn en een proces ontbreekt. Een project is vaak geen onderdeel van de corebusiness en wordt daarom apart ingericht.

Een ander bijzonder aspect van een project is dat er iedere keer een apart team voor wordt samengesteld. En omdat niet alle kennis en vaardigheden aanwezig zijn in een staande organisatie, worden andere partijen en deskundigen betrokken, ieder met een eigen vakdiscipline, historie, belang en persoonlijkheid. Van dit team wordt verwacht dat zij het project gaan opzetten en uitvoeren en de verantwoordelijkheid nemen voor het budget en een strakke planning!

Een derde belangrijk aspect is dat projecten met een vliegende start worden gelanceerd. Voordat het beoogde resultaat goed is verwoord, start een vaak onvolledig team met het zo snel mogelijk invullen van een oplossing. Vaak onder grote druk van de opdrachtgever. Er wordt nauwelijks de tijd genomen om de marsroute te bepalen.

Dynamieken

Door onder andere bovengenoemde kenmerken van een project kan er een aantal dynamieken ontstaan, waardoor het risico op “verrassingen” groter wordt.

“Don’t bite the hand that feeds you”
Belangrijk gedrag bij teampartners is het conformeren aan de wens van de opdrachtgever. Ook al is de vraag van de opdrachtgever niet redelijk of onverstandig, externe medewerkers zijn blij met de opdracht en kijken sterk naar de dekking van de eigen uren.

Meegaan
Teamleden, in het algemeen zeer bekwame personen, worden zodanig beïnvloed door groepsprocessen dat de kwaliteit van groepsbesluiten vermindert. Men wordt terughoudend in het geven van een afwijkende mening, soms gedreven door negatieve reacties van andere teamleden. Er ontstaat een stemming die primair gericht is op het behoud van overeenstemming en eensgezindheid bij een beslissingsproces, in plaats van een kritische overweging van de feiten.

Schuilen
Wanneer een partij verplichtingen niet kan nakomen en er ligt een zware contractuele of sociale druk vanuit het team op deze partij, wordt het steeds lastiger om het probleem open en transparant te bespreken. De teampartner gaat steeds harder werken om het probleem zelf op te lossen, vaak tegen beter weten in. Pas als hij of zij helemaal klem zit, wordt het met de rest van het team gedeeld. Helaas is het dan vaak te laat om er nog structureel mee aan de gang te gaan.

Projectblindheid
Soms is het tunnelvisie. De focus is vooral gericht op het project en de opleverdatum, waardoor ontwikkelingen en gebeurtenissen in de omgeving nauwelijks meer ervaren worden. Andere keren betreft het verminderd zicht, dat wordt veroorzaakt door “de wens als moeder van de gedachte”. Als men heel graag wil dat een project gaat slagen, kan er een vorm van ongefundeerd optimisme ontstaan.

Anders kijken

De normale sturing en verantwoording op projecten heeft betrekking op de reguliere beheers aspecten, zoals geld, tijd, kwaliteit etc. De informatie en cijfers op deze aspecten betitelen we als hard feiten, maar worden sterk beïnvloedt door degenen die de informatie beschikbaar stellen en presenteren. Deze teamleden zijn gevoelig voor de eerdergenoemde dynamieken in het project en verliezen het beeld op zichzelf, op elkaar en de projectopdracht.

Om verrassingen te voorkomen is het dus zaak om naast de reguliere sturingsinstrumenten aandacht te hebben voor de zachtere aspecten in een project en de opdrachtgever én het projectteam bewust te maken van de groepsdynamiek. Pas dan heb je een volledig beeld van de stand van zaken in een project, waarop je kunt rapporteren en sturen.
Verrassingen worden dan gereserveerd voor meer feestelijke gelegenheden!

Wil je meer weten over dit onderwerp, kijk op www.noition.nl of mail naar info@noition.nl