Systeemgerichte Project Beheersing

Stelt u zich eens voor; U bent lid van de directie, raad van bestuur of raad van toezicht van een behoorlijke organisatie en uw organisatie krijgt te maken met grote investeringen in vastgoed, ICT of andere grote projecten. Zou u zich geen zorgen maken of uw organisatie wel in staat is om zo’n groot project te initiëren en te managen? Want als dat niet lukt, bent u degene die aangesproken wordt door uw stakeholders. Het geld dat immers gestoken wordt in het herstel van de schade had anders ten bate gekomen van uw primaire proces. Het is niet voor niets dat grote investeringsprojecten onder de loep van de overheid liggen en de media grote interesse heeft in projecten waar het wel mis is gegaan.Hoe krijgt u zekerheid dat uw organisatie en de bedrijven die worden ingeschakeld in control blijven en u niet met verrassingen geconfronteerd wordt. Er zijn vele wegen die naar Rome leiden. Van zware externe audits tot inzet van een scala van verantwoordingen, met de nodige inspanning om input te krijgen en rapportages te produceren. De successen zijn echter wisselend.

Met een werkwijze die ik systeemgerichte projectbeheersing noem, wordt met minder inspanning meer zekerheid voor een organisatie verkregen.

Oorsprong in Systeemgerichte Contractbeheersing

Om duidelijk te maken wat ik bedoel met systeemgerichte procesbeheersing, leg ik een relatie met systeemgerichte contractbeheersing.Systeemgerichte contractbeheersing is een wijze van contractbeheersing waarbij de opdrachtgever gebruik maakt van de gegevens die voortkomen uit het kwaliteitssysteem van de opdrachtnemer. Met behulp van een combinatie van systeem-, proces- en producttoetsen stelt de opdrachtgever vast of die gegevens betrouwbaar zijn, het kwaliteitsplan wordt nageleefd en daarmee aan de eisen van het contract wordt voldaan.

Een belangrijk voordeel is dat toetsing plaatsvindt op de plaats waar dit het best gedaan kan worden en waar ingrijpen met de minste inspanning kan worden gedaan. Een machine wordt in de fabriek gekeurd binnen een bestaande kwaliteitsomgeving, zodat we niet het defect op de bouw zelf constateren en indien er wel een defect is, het direct door deskundigen verholpen kan worden.

Een ander belangrijk voordeel is dat kwaliteitshandelingen niet dubbel worden gedaan en er selectief omgegaan kan worden met de set aan controles.

SCB is echter alleen toegesneden op het productieproces (ontwerp en realisatie). De overige aspecten van projectbeheersing blijven buiten beeld, om nog maar niet te spreken over aanverwante zaken die niet onder het project vallen, maar wel behoorlijke invloed hebben op het succes van het project.

SPB

Met systeemgerichte projectbeheersing maken we gebruik van de systematiek van SCB. We betrekken echter naast kwaliteit ook andere beheeraspecten, zoals communicatie, organisatie, scope, stakeholders, risicomanagement en taak- en rolvastheid.

Met een QuickScan worden de belangrijkste succes- en risicofactoren van het project in relatie tot de opdrachtgevende organisatie in kaart gebracht.Vervolgens maken we gebruik van het projectbeheersingssysteem van de aannemer. In de aanbesteding vragen we de contractpartij(en) om op die aspecten sturingsinformatie aan te leveren, waar de aannemer zelf invloed op heeft. De informatie zal een vorm hebben, die 1 op 1 opgenomen kan worden in de sturingsinformatie van de opdrachtgever.

In de tweede lijn heeft de opdrachtgever zelf ook een aantal beheerssystemen vanuit bijvoorbeeld het primaire proces. In de reguliere organisatie en in relatie tot bestuurders en andere stakeholders. Denk aan mandaatregelingen, besluitstructuren, financiële administratie etc. Ook deze worden ingezet om de projectbeheersing in te richten.

Dat brengt ons op het kritieke punt, waar het in veel situaties mis gaat. Er worden vervolgens onvoldoende aanvullende maatregelen getroffen om de hiaten in de verschillende beheerssystemen op te vullen. Of er wordt een compleet nieuw overkoepelende beheersmaatregel getroffen, die bestaande en beproefde systemen overrulen. Kosten door extra werk of door fouten zijn dan onvermijdelijk.
Met systeemgerichte projectbeheersing integreer je bestaande systemen, die je vervolgens als maatwerk aanvult en optimaliseert met maatregelen die nog ontbreken.

Met twee vingers in de neus

Het resultaat is dat informatie uit de eerste lijn direct wordt gebruikt. Waar nodig wordt deze vertaald naar relevante managementinformatie voor ieder niveau, waardoor de verschillende managementlagen snel beschikken over de dezelfde basisinformatie.

Dat maakt het signaleren van afwijkingen en het treffen van maatregelen binnen risicovolle projecten een stuk eenvoudiger.